KLAUZULA INFORMACYJNA

Prosimy o zapoznanie się z treścią klauzuli informacyjnej które reguluje kwestie przetwarzania danych osobowych tj. Art. 13 RODO – (General Data Protection Regulation-GDPR) – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. 

1. Administratorem podanych danych osobowych jest: 

Amplus Sp. z o.o. 

Niegardów 26 

32-104 Koniusza 

Dane kontaktowe do Administratora:

abi@amplusfoods.com 

Prandocin Iły 62a, 32-090 Słomniki 

2. Cele i sposoby przetwarzania danych osobowych

Dane Klientów/Dostawców 

1.  Sposób przetwarzania 

 Zakup, sprzedaż produktów  oferowanych przez/dla Administrator 

Cel przetwarzania 

• Wykonania zawartej umowy tj. zakup, sprzedaż produktów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);
• Wypełnienie prawnie ciążących obowiązków na Administratorze danych w związku z koniecznością przechowywania dowodów księgowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c „RODO” w związku z przepisami podatkowymi);
• W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”)
• Marketingu i promocji produktów i usług własnych i spółek z grupy kapitałowej, ofert handlowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) oraz f) „RODO”);
• Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).

2. Sposób przetwarzania 

Formularz kontaktowy na stronie internetowej

Cel przetwarzania 

• Wykonania zawartej umowy lub przed jej zawarciem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);
• Marketingu i promocji produktów i usług własnych i spółek z grupy kapitałowej, ofert handlowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) oraz f) „RODO”);
• Udzielania odpowiedzi na przesłane pytania, prowadzenie korespondencji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”);
• Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”). 

3. Sposób przetwarzania 

Dane otrzymywane podczas rozmów, kontaktów telefonicznych, korespondencji e-mail, korespondencji w ramach formularzy elektronicznych

Cel przetwarzania 

• Wykonania zawartej umowy lub przed jej zawarciem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);
• Marketingu i promocji produktów i usług własnych i spółek z grupy kapitałowej, ofert handlowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) oraz f) „RODO”);
• Udzielania odpowiedzi na przesłane pytania, prowadzenie korespondencji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”);
• Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).

4. Sposób przetwarzania 

Dane otrzymywane podczas spotkań i znajdujące się w zawieranych Umowach

Cel przetwarzania 

• Wykonania zawartej umowy tj. zakupu, sprzedaży produktu, usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);
• W celu bieżącego kontaktu wynikającego z zawartej umowy lub z podjętych działań zmierzających do jej zawarcia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);
• Wypełnienie prawnie ciążących obowiązków na Administratorze danych w związku z koniecznością przechowywania dowodów księgowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c „RODO” w związku z przepisami podatkowymi);
• W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”)
• Marketingu i promocji produktów i usług własnych i spółek z grupy kapitałowej, ofert handlowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) oraz f) „RODO”);
• Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).

Dane Kontrahentów/Dostawców i innych osób kontaktujących się z Administratorem

5. Sposób przetwarzania 

Dane otrzymywane podczas spotkań i znajdujące się w zawieranych Umowach

Cel przetwarzania 

• Wykonania zawartej umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);
• W celu bieżącego kontaktu wynikającego z zawartej umowy lub z podjętych działań zmierzających do jej zawarcia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);
• Wypełnienie prawnie ciążących obowiązków na Administratorze danych w związku z koniecznością przechowywania dowodów księgowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c „RODO” w związku z przepisami podatkowymi);
• W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);
• Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) „RODO”).

6. Sposób przetwarzania

Dane znajdujące się w korespondencji elektronicznej i papierowej 

Cel przetwarzania 

• Bieżący kontakt z naszymi Kontrahentami i Podmiotami Współpracującymi, z którymi mam podpisane umowy, w celu ich realizacji
• Kontakt z firmami i ich przedstawicielami, z którymi prowadzimy negocjacje przed zawarciem umowy;
• Odpowiedzi na wszelkie inne zapytania, które trafiają do nas na oficjalne adresy umożliwiające komunikację elektroniczną. (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b lub lit. f „RODO”).

7. Sposób przetwarzania 

Wykorzystanie numerów GGN w działalności gospodarczej Administratora

Cel przetwarzania 

• Umieszczenie indywidualnego certyfikatu Global Gap (numer GGN) na etykietach opakowań zbiorczych produktów oferowanych podmiotom współpracującym w zakresie działalności handlowej,
• Zapewnienie Administratorowi możliwości identyfikacji dostawcy oraz transparentności w procesie nabywania produktów,
• Zwiększenie bezpieczeństwa podmiotów współpracujących w zakresie działalności handlowej poprzez umożliwienie weryfikacji pochodzenia produktów dostarczanych podmiotom współpracującym w zakresie działalności handlowej, oraz weryfikacji danych przez podmioty współpracujące w zakresie działalności handlowej,
• Zapewnienie transparentności w komunikacji między Administratorem a podmiotami w zakresie działalności handlowej,
• Wzmocnienie zaufania klientów Administratora będących nabywcami produktów sprzedawanych przez Administratora w ramach realizacji umowy zawartej między pomiotem w zakresie działalności handlowej a Administratorem,
• Kształtowanie pozytywnego wizerunku Administratora, poprzez dążenie do zapewnienia podmiotom w zakresie działalności handlowej bezpiecznych, łatwych do zidentyfikowania, wysokiej jakości produktów.

(podstawa prawna przetwarzania art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”)

3. Okres przechowywania Danych Osobowych:

Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w okresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w pkt. 2:

a) w związku z realizacją zawartej umowy, do czasu jej zakończenia, po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa w szczególności dotyczących przechowywanie dowodów księgowych lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń,

b) w związku z marketingiem produktów i usług oferowanych przez Administratora, do czasu wycofania zgody na takie przetwarzanie lub do momentu złożenia sprzeciwu jeżeli marketing miał charakter bezpośredni i dotyczył produktów lub usług własnych Administratora;

c) z związku z przetwarzaniem numerów GGN - co najmniej przez okres obowiązywania umowy zawartej między Administratorem a podmiotom współpracującym w zakresie działalności handlowej. W sytuacji gdy będzie to niezbędne dla celów dowodowych Dane Osobowe mogą być przechowywane także do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu prowadzonej dzielności gospodarczej lub zakończenia podstępowania sądowego związanego z w/w Umową.

4. Odbiorcami Danych Osobowych:

Dostęp do Danych Osobowych mogą mieć usługodawcy, którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie Danych Osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla Administratora, w szczególności: podmioty obsługujące systemy informatyczne lub udostępniające narzędzia informatyczne, podmioty współpracujące z Administratorem przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych, jednak tylko w zakresie niezbędnym dla prawidłowego wykonania tych usług- dostęp do Danych Osobowych maja tylko osoby, w przypadku których upoważnienie do przetwarzania danych Osobowych są zobowiązane do zachowania poufności danych i ich zabezpieczenia przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

Dostęp do Danych Osobowych mogą mieć również podmioty współpracujące w zakresie działalności handlowej będący nabywcami produktów sprzedawanych przez Administratora w ramach realizacji Umowy zawartej pomiędzy podmiotem współpracującym w zakresie działalności handlowej a Administratorem, w zakresie danych osobowych umieszczonych na opakowaniach produktów sprzedawanych przez Administratora w ramach realizacji Umowy zawartej pomiędzy podmiotem współpracującym w zakresie działalności handlowej a Administratorem.

5. Zasady gromadzenia Danych Osobowych:

Dane Osobowe są pozyskiwane co do zasady od Państwa/Dostawcy.

Dane osobowe mogą być także pozyskiwane z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestr GLOBALG.A.P. oraz rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Państwa/Dostawcę. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

1) W przypadku, gdy Dane Osobowe będą pozyskiwane z ogólnodostępnych rejestrów Administrator będzie przetwarzał następujące kategorie Danych Osobowych:

a. W przypadku indywidualnego przedsiębiorcy: imię i nazwisko, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON, numer wpisu działalności gospodarczej, certyfikat Global Gap (numer GGN)

b. W przypadku wspólników spółki cywilnej: imię, nazwa spółki, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON, numer wpisu działalności gospodarczej, certyfikat Global Gap (numer GGN)

c. W przypadku spółek kapitałowych i osobowych: nazwa, adres siedziby, NIP, REGON, KRS, certyfikat Global Gap ( numer GGN).

2) W przypadku, gdy Dane Osobowe będą przekazywane Administratorowi przez Klienta/Kontrahenta/Dostawcę w ramach wykonywanych umów, Administrator będzie przetwarzał następujące kategorie Danych osobowych:

a. Imię i nazwisko,

b. Stanowisko służbowe,

c. Adres e-mail lub numer telefonu.

6. Prawa związane z przetwarzaniem Danych Osobowych:

Osoba, której dane dotyczą może skorzystać wobec Administratora z następujących praw:

a) prawa do żądania dostępu do swoich Danych Osobowych i uzyskania informacji na temat ich przetwarzania, a w przypadku gdyby były nieprawidłowe ma prawo do żądania ich sprostowania (zgodnie z art. 15 i 16 RODO),

b) prawa do żądania ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO (Podmiot danych może żądać ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych na okres weryfikacji ich prawidłowości lub do czasu rozpatrzenia jego sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Prawo to przysługuje także w sytuacji gdy zdaniem podmiotu danych przetwarzanie jego danych jest niezgodnie z prawem, lecz nie chce on aby dane te zostały od razu usunięte lub w przypadku gdy dane są mu potrzebne dłużej niż zakładał przyjęty okres przetwarzania, z uwagi na kwestie ustalenia lub obrony roszczeń),

c) prawa do żądania usunięcia jej Danych Osobowych zgodnie z art. 17 RODO („prawo do bycia zapomnianym”),

d) prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej Danych Osobowych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją (zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO),

e) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie wydanej uprzednio zgody na przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

W sprawach związanych z przetwarzaniem Danych Osobowych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których te dane dotyczą można kontaktować się z Administratorem (kontakt: abi@amplusfoods.com). Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej Danych Osobowych, w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona o odpowiedź na kilka pytań, które umożliwią weryfikację jej tożsamości.

Ponadto osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść w skargę na przetwarzanie jej Danych Osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Przetwarzanie przez Administratora Danych Osobowych:

a) może być wymogiem umownym i jest konieczne do zawarcia i wykonywania umowy,

b) może być dobrowolne w przypadku marketingu produktów i usług Administratora,

c) może być wymogiem ustawowym i jest konieczne ze względu na przepisy prawa.

8. Przetwarzane Dane Osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.